Pada masa modern ini, semua industri mulai beralih mengandalkan software sebagai tulang punggung untuk mencapai tujuan bisnisnya dengan lebih efektif dan efisien. Sebut saja dari proses penjualan produk, keuangan, sistem pelayanan konsumen, pengadaan barang, hingga pergudangan. Tak terkecuali dalam dunia manajemen sumber daya manusia. HR atau perusahaan saat ini pun lazimnya telah mengadopsi HRIS software yang sesuai dengan karakter perusahaan.
Perusahaan-perusahaan, baik perusahaan besar maupun perusahaan rintisan (startup), berupaya menyeleksi software HRIS yang paling tepat untuk kebutuhan bisnis mereka. Bagi Anda pemilik bisnis atau HR profesional yang sedang mencari perangkat lunak untuk HR system, berikut 6 hal yang perlu dipertimbangkan.
1. Biaya Investasi
Bagi perusahaan, biaya investasi untuk pembelian atau pembuatan software HRIS online menjadi pertimbangan penting, terutama jika perusahaan memiliki anggaran yang terbatas. HR dapat menyiasatinya dengan terlebih dahulu mengambil periode free trial atau demo.
Dari pengalaman menggunakan fasilitas dan fitur HR software tersebut, Anda dapat merasakan tepat/tidaknya software itu dengan kebutuhan departemen HR perusahaan Anda. Selain itu, free trial atau demo memudahkan Anda menakar sesuai/tidaknya biaya investasi yang akan dilakukan. Dengan begitu, HR dapat mengajukan anggaran ke perusahaan setelah memiliki informasi yang lengkap tentang software yang diperlukan.
2. Pertumbuhan Perusahaan
Hal lain yang perlu dipertimbangkan ialah pertumbuhan perusahaan. HR sebaiknya memiliki gambaran tentang masa depan bisnis perusahaan, sebab akan berpengaruh pula pada arah kebijakan ketenagakerjaan. HR software mestinya bukan saja dimaksudkan untuk memecahkan persoalan hari ini, melainkan juga mengantisipasi tantangan yang akan timbul di masa yang akan datang. Misalnya, prospek usaha yang bagus diproyeksikan akan berdampak pada penambahan jam operasional perusahaan.
Software HRIS Talenta memiliki fitur untuk mengelola shift kerja yang akan diperlukan oleh perusahaan nantinya, sehingga tepat untuk dijadikan pilihan. Contoh lain, untuk perusahaan yang memberikan beberapa variabel tunjangan, ada fitur manajemen absensi karyawan berbasis software online, yang dapat dihubungkan dengan perhitungan gaji dan tunjangan kehadiran. Tentu saja hal ini menjadi investasi masa depan yang tepat untuk departemen HR di perusahaan tersebut.
3. Fungsi Utama
Yang tak boleh dilupakan dalam memilih berbagai HR software adalah fungsi utamanya. Software HR yang dipilih harus dapat memberikan solusi atas permasalahan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda. Jangan sampai HR tergoda dengan HRIS online yang mahal dan lengkap padahal fiturnya belum tentu dibutuhkan.
Sebagai contoh, mungkin perusahaan Anda baru pada tahap membutuhkan payroll software untuk mengelola penggajian karyawan. Paket Standar dari Talenta dapat menghitungkan gaji karyawan secara otomatis, lengkap dengan perhitungan lembur, komponen tergantung kehadiran, output, dan THR. Butuh kelola perhitungan PPh 21 karyawan? Tinggal upgrade ke Paket Sukses.
4. Nilai Tambah
Kebanyakan perusahaan mengira aplikasi HRIS on-premise (dibuat sesuai permintaaan perusahaan) selalu lebih baik daripada aplikasi berbasis cloud. Sayangnya, selain biayanya yang fantastis, HRIS on-premise juga kurang fleksibel saat perusahaan menghadapi perubahan.
Terkadang aturan pemerintah atau kebijakan perusahaan tidak dapat diterapkan segera pada software, apalagi secara cuma-cuma. Selain biaya pemasangan awal, perusahaan perlu menanggung biaya maintenance rutin dan penyesuaian/penambahan fitur-fitur baru. Berbeda halnya dengan HR system berbasis cloud. Selain hemat biaya, keamanan sistem ini pun lebih tinggi untuk penyimpanan data.
Di samping itu, aplikasi HRIS berbasis cloud Talenta juga mengadakan training HR setiap bulan, yang dapat diikuti secara gratis oleh pengguna Paket Sukses. Keunggulan ini menjadi nilai tambah yang dapat menambah skill HR dalam mengembangkan program-program perusahaan.
5. Kemampuan Integrasi
Selain hal-hal di atas, HR juga perlu memperhatikan kemampuan software dalam integrasi data. Kemampuan mengintegrasikan berbagai data dan menyajikan hasil akhir yang siap pakai tentunya lebih menguntungkan, jika dibandingkan dengan software yang hanya menghasilkan data yang masih perlu diolah. Seperti halnya Talenta saat melakukan penghitungan gaji karyawan; di mana data gaji, tunjangan-tunjangan, PPh 21, insentif lembur diolah menjadi data akhir yang tinggal dieksekusi oleh HR atau Keuangan. Bahkan, dengan aplikasi HRIS Talenta, karyawan dapat mengakses slip gaji online.
6. Kesiapan Internal
Pada akhirnya, kesiapan internal perusahaan harus dipertimbangkan sebelum mengadopsi HR software. Siapa saja yang akan menjadi administratornya dan berhak mengakses data-data secara keseluruhan? Apa saja yang perlu diketahui oleh karyawan saat hendak menggunakan fitur-fitur HRMS online? Talenta menyediakan layanan bimbingan pra-penggunaan untuk memastikan SDM Anda siap dengan HR system baru yang lebih canggih. Terdapat pula layanan customer service yang akan menjawab pertanyaan tentang fitur-fiturnya selama proses penggunaan aplikasi HRIS.