Setiap perusahaan memiliki kebijakan yang terkait jam kerja karyawan. Melacak jam kerja karyawan bukan hanya soal menghitung. Ini tentang akuntabilitas, menghemat uang, dan tentang mengumpulkan data terukur untuk keputusan bisnis. Setiap jadwal karyawan yang direncanakan dengan baik dimulai berdasarkan data historis yang akurat.
Praktik terbaik untuk melacak jam kerja karyawan adalah memiliki sistem yang mempersingkat proses pengambilan waktu. Ini memberikan informasi yang akurat untuk penggajian yang lebih cepat dan mekanisme pelaporan lainnya. Baik sistem itu manual atau otomatis, melacak jam kerja karyawan menjadi lebih sulit dengan sistem yang tidak konsisten.
Menghitung jam kerja karyawan saat mereka bekerja jauh dari kantor, sulit dilakukan tanpa sistem absensi online. Software ini biasanya terintegrasi dengan sistem penggajian untuk jam kerja yang akurat. Sistem kertas, seperti spreadsheet dan punch clock kuno bisa berisiko. Ada kemungkinan file Anda rusak, salah tempat, atau rusak.
Sistem kertas juga membuat Anda terbuka untuk masalah kesalahan manusia dan keakuratan data yang dapat menghabiskan waktu dan uang Anda yang berharga, memberikan tekanan pada keuntungan Anda. Pilihan terbaik Anda adalah menemukan sistem otomatis, sesuatu yang berbasis cloud. Jadi Anda selalu memiliki semua yang Anda butuhkan, di satu tempat. Untuk itu, mari kita bahas beberapa cara yang efektif untuk melacak jam kerja karyawan di perusahaan Anda.
Melacak Jam Kerja Karyawan dengan Absensi Online
Absensi online seperti Talenta dari Mekari menjadi salah satu cara efektik untuk melacak jam kerja karyawan Anda. Gabungkan penjadwalan ke dalam perangkat lunak waktu dan kehadiran Anda untuk memastikan pekerja Anda akan menggunakan dan terlibat dengannya. Karyawan akan selalu memiliki jadwal bersama mereka, sehingga Anda dapat memastikan bahwa mereka tahu kapan mereka harus bekerja, sehingga mengurangi risiko ketidakhadiran. Selain itu, sistem penjadwalan otomatis juga dapat menghemat waktu Anda dalam jangka panjang. Dan semua data dalam sistem itu dapat membantu Anda membuat keputusan cerdas dan menghemat uang dalam biaya tenaga kerja.
Periksa Adanya Pencurian Jam Kerja Karyawan
Menggunakan kertas jadwal dan sistem pelacakan waktu adalah cara termudah bagi karyawan untuk mencuri waktu. Faktanya, sebuah penelitian baru-baru ini menunjukkan bahwa rata-rata karyawan mencuri kira-kira 4,5 jam setiap minggunya. Membiarkan pekerja Anda mengisi lembar waktu kertas membuat Anda terbuka terhadap kesalahan manusia dalam skala besar. Jika Anda menjadwalkan karyawan untuk pukul 08.00-16.00, kemungkinan itulah yang akan mereka tulis di lembar waktunya, meskipun mereka masuk pada pukul 08.07 dan pergi pada pukul 15.52. Itu hanya 15 menit sehari, tetapi itu menambahkan hingga 75 menit seminggu, 300 menit sebulan, dan 60 jam setahun.
Menggunakan sistem waktu dan kehadiran otomatis berbasis cloud yang mengandalkan pencatatan jam kerja masuk dan keluar secara elektronik dapat menyelamatkan Anda dari pengeluaran yang tidak perlu ini. Waktu kerja sebenarnya dicatat, hingga ke menitnya. jadi Anda bisa tenang mengetahui bahwa Anda tidak kehilangan uang karena pencurian waktu yang tidak disengaja.
Selain itu, Anda dapat memilih sistem yang membawa langkah-langkah pencegahan pencurian waktu ke tingkat berikutnya. Temukan solusi yang aman atau gunakan gambar untuk membantu Anda mengurangi kebiasaan mencurigai teman, di mana rekan kerja saling mencatat waktu yang diperlukan. Anda juga dapat menemukan opsi yang memiliki pembatasan wilayah. Jadi meskipun seorang karyawan mungkin dapat menggunakan perangkat seluler mereka untuk absen walaupun mereka tidak dapat benar-benar masuk hingga mereka bekerja.
Sistem Administratif dan Pelaporan
Mencatat permintaan cuti, jam kerja karyawan, dan mencari tahu laporan perkiraan tenaga kerja dapat memakan banyak waktu setiap minggunya. Sistem otomatis tidak hanya membantu Anda menghemat waktu, tetapi juga dapat membantu Anda menemukan cara untuk membuat tim Anda lebih produktif. Menjalankan laporan dengan mengklik mouse Anda adalah cara yang jauh lebih cepat. Agar bisa menunjukkan cara menghemat tenaga kerja dan di mana beberapa karyawan lagi dapat membuat perbedaan besar dalam penjualan.
Sistem yang Berintegrasi dengan Penggajian
Waktu, kehadiran, dan penggajian berjalan seiring. Temukan sistem yang terintegrasi dengan penyedia penggajian pilihan Anda. Saat karyawan dapat melacak jam kerja karyawan dengan cepat dan mudah. Selain itu data tersebut langsung masuk ke penyedia penggajian dan memastikan keakuratannya. Selain itu, jika Anda tidak perlu memasukkan angka-angka itu secara manual setiap minggu, Anda juga akan menghemat waktu yang sangat dibutuhkan untuk diri Anda dan tim Anda.
Kepatuhan pada Jam Kerja Karyawan
Ada aturan tentang catatan apa yang harus disimpan dan berapa lama Anda harus menyimpannya. Anda perlu menyimpan catatan kartu waktu yang digunakan untuk menentukan upah setidaknya selama dua tahun. Tidak hanya perlu disimpan, tetapi Anda harus dapat mengaksesnya kapan saja jika untuk memeriksanya. Sistem waktu dan kehadiran perangkat lunak berbasis cloud adalah cara terbaik untuk memastikan Anda memiliki segalanya dengan benar di ujung jari Anda.
Pertimbangkan Rencana Jangka Panjang
Apakah Anda berencana untuk segera mempekerjakan lebih banyak karyawan atau menambah lebih banyak lokasi? Apa pun sistem yang Anda pilih, pastikan itu dapat diskalakan. Jika berhasil untuk Anda sekarang, tidak ada jaminan bahwa itu akan berhasil untuk Anda di masa depan seiring pertumbuhan bisnis Anda. Temukan solusi jam kerja karyawan dan kehadiran yang dapat dengan mudah berkembang bersama Anda. Dari satu tim menjadi ratusan, sehingga rencana penggunaan jangka panjang terhadap sistem tersebut sangatlah penting.
Kesimpulan
Cara terbaik untuk melacak waktu karyawan adalah dengan menyimpan catatan akurat tentang siapa yang bekerja atau siapa yang tidak. Anda mungkin memiliki jam waktu atau rangkaian standar shift. Namun, kedatangan terlambat, lembur, teman meninju, dan waktu istirahat yang lama merusak jadwal padat Anda.
Pelacak waktu dan fitur kehadiran karyawan tentu akan memudahkan untuk melihat jam kerja sebenarnya. Anda juga dapat dengan mudah melihat karyawan mana yang melewatkan jam kerja mereka atau siapa yang sedang istirahat. Sistem ini juga menghasilkan data langsung dan historis, untuk manajemen, saat ini dan untuk membuat keputusan shift dan jadwal di masa depan.
Bisnis yang tidak menggunakan jam waktu atau software pelacakan tidak tahu apa yang terjadi dengan shift. Mereka pun tidak akan sadar kalau perubahan memang dibutuhkan. Selain itu, sistem manual mungkin tidak memiliki sistem yang memungkinkan untuk melihat sejarah absen mereka. Baik itu menyangkut jam kerja, akuntabilitas, atau produktivitas, hal yang baik untuk memulai adalah dengan melacak kehadiran karyawan. Mulailah membangun fondasi data untuk membantu Anda membuat penjadwalan yang lebih baik dan keputusan.
Di software absensi Talenta, jam kerja karyawan bisa terdeteksi dengan akurat dan real time secara harian. Teman Talenta pun juga bisa mengekspor data absensi ke excel sebagai bahan evaluasi kinerja karyawan. Jadi, daftar dan download attendance management software Talenta sekarang aja!