Tools Absensi yang Tepat Untuk Mengukur Kinerja PNS

Umumnya sebagaian besar dari Pegawai Negeri Sipil (PNS) menganggap absensi kehadiran menjadi sesuatu yang sepele tanpa melihat dampak yang ditimbulkan baik terhadap dirinya maupun lingkungan tempat dirinya bekerja.

Seperti yang telah dijelaskan pada artikel sebelumnya tentang Menghadapi Permasalahan Kedisiplinan PNS pentingnya penerapan absensi online untuk menunjang produktivitas Pegawai Negeri Sipil. Kehadiran menjadi salah satu poin penting yang harus ditingkatkan sehingga pelayanan publik dapat berjalan dengan baik, cepat dan efisien.

Dimasing-masing daerah kabupaten/kota memiliki perbedaan dalam pengambilan keputusan untuk penerapan sistem absensi. Ada beberapa instansi bisa mengambil keputusan sendiri akan menerapkan sistem absensi yang menurut mereka efektif. Sedangkan sebagian instansi akan menunggu keputusan dari Dinas Komunikasi dan Informasi atau apabila merupakan instansi dari kementrian maka kebijakan adalah dari pusat.

Instansi pemerintah bisa memilih mesin absensi sidik jari sebagai alat untuk merekam data kehadiran pegawai. Dimana instansi pemerintah harus menyediakan mesin khusus tersebut yang telah banyak ada di pasaran. Dan umumnya telah ada dalam daftar ekatalog dimana sebagai patokan harga tertinggi perangkat yang sejenis diseluruh Indonesia.

SKPD sebaiknya membandingkan biaya yang dikeluarkan untuk masing masing solusi yang ada, misalnya apakah membeli mesin absensi berbasis biometrik seperti mesin absensi sidik jari, atau pengenal wajah atau retina namun dapat pula dengan solusi menggunakan layanan sistem kehadiran berbasis online yang biasanya menggunakan perangkat seperti gawai pintar yaitu smartphone atau tablet.

Apabila diterapkan aplikasi absensi dan kehadiran online, misalnya menggunakan layanan dari vendor Talenta by Mekari, yang dalam portfolionya telah digunakan oleh berbagai bisnis dan organisasi maka yang perlu disiapkan dan tatanan implementasinya dapat dijabarkan yaitu:

  • Hal-hal yang perlu disiapkan :

Perangkat perekam baik smartphone atau tablet, jaringan Internet,

Tatanan Penerapan Sistem :

  • Standarisasi database,
  • Input data master,

Kelebihan Menggunakan Sistem ini :

  • Tidak menggunakan perangkat khusus,
  • Supervisi kedatangan PNS secara real time,
  • PNS yang mendapatkan tugas luar daerah juga bisa melakukan absen dilokasi tersebut,
  • Rekapitulasi secara otomatis sudah terkomputerisasi.
  • Pengajuan cuti dari aplikasi employee

Menghadapi Permasalahan Kedisiplinan PNS

Pemerintah telah mengatur disiplin Pegawai Negeri Sipil (PNS) dalam peraturan pemerintah nomor 53 tahun 2010. Di dalam peraturan tersebut telah tertuang beberpa poin penting yang harus ditaati oleh PNS. Dimana peraturan tersebut bertujuan sebagai berikut :

  • Agar lebih terjaminnya ketertiban dan kelancaran pelaksanaan tugas pokok dan fungsi PNS
  • Mendorong peningkatan kinerja, perubahan sikap dan prilaku PNS
  • Meningkatkan kedisiplinan PNS
  • Meningkatkan tanggung jawab PNS
  • Mempercepat proses perubahan kearah peningkatan profesionalisme dalam bekerja

Maksud dari tujuan mengatur kedisiplinan PNS yaitu untuk mewujudakan PNS yang handal, profesional dan bermoral sebagai penyelenggara pemerintahan yang menerapkan prinsip-prinsip kepemerintahan yang baik (good government). Oleh sebab itu PNS sebagai Aparatur Negara dituntut agar bersikap disiplin, jujur, adil, transparan dalam melaksanakan tugas.

Disiplin Pegawai Negeri Sipil yang mana telah diatur dalam Peraturan pemerintah adalah kesanggupan Pegawai Negeri Sipil untuk mentaati kewajibannya dan menghindari larangan yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan atau peraturan kedinasan yang apabila tidak ditaati atau dilanggar dijatuhi hukuman disiplin

Adapun beberapa kewajiban yang harus ditaati oleh PNS :

  1. Mengucapkan sumpah/janji PNS;
  2. Mengucapkan sumpah/janji jabatan;
  3. Setia dan taat sepenuhnya kepada Pancasila, Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, Negara Kesatuan Republik Indonesia, dan Pemerintah;
  4. Mentaati segala ketentuan peraturan perundangundangan;
  5. Melaksanakan tugas kedinasan yang dipercayakan kepada PNS dengan penuh pengabdian, kesadaran, dan tanggung jawab;
  6. Menjunjung tinggi kehormatan negara, Pemerintah, dan martabat PNS;
  7. Menutamakan kepentingan negara daripada kepentingan sendiri, seseorang, dan/atau golongan;
  8. Memegang rahasia jabatan yang menurut sifatnya atau menurut perintah harus dirahasiakan;
  9. Bekerja dengan jujur, tertib, cermat, dan bersemangat untuk kepentingan negara;
  10. Melaporkan dengan segera kepada atasannya apabila mengetahui ada hal yang dapat membahayakan atau merugikan negara atau Pemerintah terutama di bidang keamanan, keuangan, dan materiil;
  11. Masuk kerja dan menaati ketentuan jam kerja;
  12. Mencapai sasaran kerja pegawai yang ditetapkan;
  13. Menggunakan dan memelihara barang-barang milik negara dengan sebaik-baiknya;
  14. Memberikan pelayanan sebaik-baiknya kepada masyarakat;
  15. Membimbing bawahan dalam melaksanakan tugas;
  16. Memberikan kesempatan kepada bawahan untuk mengembangkan karier; dan
  17. Menaati peraturan kedinasan yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.

Untuk memfasilitasi poin nomer 11 Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) sebaiknya menyediakan perangkat rekam kehadiran yang efektif dan efisien. Dimana perangkat rekam kehadiran yang dimaksud yaitu berupa perangkat dan sistem aplikasi absensi baik offline ataupun online yang dilengkapi dengan validasi biometrik manusia seperti sidik jari, wajah atau retina mata. Sehingga tujuan dari peraturan kedisiplinan PNS dapat tercapai dan terukur.

Mengingat masih banyak tindakan tidak disiplin dalam hal waktu dan kehadiran yang dilakukan oleh oknumĀ  dari aparatur negara, maka perlunya pengawasan real time, dengan sistem absensi bersifat online dengan laporan yang real time dapat lebih mudah untuk melakukan supervisi, baik yang terlambat, pulang mendahului bahkan yang belum hadir bisa disupervisi langsung.

Secara tidak langsung dengan menggunakan absensi online akan lebih mudah untuk mendapatkan data seperti lama kerja, lama lembur, menit keterlambatan, pulang mendahului, masuk diluar jadwal kerja dari masing-masing pegawa, dilihat dari rekam kehadiran masuk dan keluar setiap hari. Hal ini akan meningkatkan efisiensi kerja monitoring kehadiran pegawai dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka.